Les réunions en audio et visioconférence et les prises de décisions par consultation écrite sont exceptionnellement autorisées.
La loi instaurant le passe sanitaire a été complétée, au fur et à mesure des débats parlementaires, par plusieurs mesures exceptionnelles visant à permettre aux sociétés et groupements de gérer au mieux les contraintes sanitaires imposées par l’État en raison de la pandémie.
Elle instaure notamment des possibilités de réunion « en distanciel » afin de garantir que les organes de direction de ces sociétés et groupements pourront continuer à prendre des décisions. Pour les sociétés coopératives agricoles, la visioconférence et l’audioconférence sont admises, permettant ainsi la bonne tenue des assemblées générales.
Réunion des organes d’administration des groupements et sociétés de droit privé
Depuis le 24 janvier et jusqu’au 31 juillet 2022 inclus, les modalités de réunion des groupements de droit privé sont assouplies afin de faire face à la crise sanitaire.
L’ensemble des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en bénéficient. Au sein du monde rural, ce sont principalement les sociétés civiles et commerciales, les groupements d’intérêt économique, les groupements européens d’intérêt économique, les coopératives, les caisses de crédit agricole mutuel et les associations qui seront les premiers concernés.
Pour ces entités, la participation à distance des membres est autorisée pour tout type de réunion des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction. Il peut s’agir d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle mais deux conditions doivent être satisfaites : le moyen de communication doit permettre l’identification des membres et garantir leur participation effective. Il doit en outre transmettre au moins la voix des participants et présenter des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
La deuxième mesure d’assouplissement autorise la consultation écrite des membres pour toute décision des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction, à condition que la collégialité de la délibération soit assurée. Cela permettra par exemple aux conseils d’administration de procéder à distance à l’arrêté de leurs comptes sociaux.
Ce dispositif est très large puisqu’il s’applique quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’organe est appelé à statuer. Il est ouvert sans que le groupement n’ait à modifier ses statuts ou son règlement intérieur. Dans le même esprit, aucune clause déjà présente dans ces statuts ou dans le règlement intérieur ne peut y faire obstacle.
Le législateur accorde ainsi de nouvelles possibilités de dérogation aux modalités de réunion ou de prise de décision des groupements de droit privé alors que le régime d’urgence mis en place lors des premiers confinements a pris fin le 30 septembre 2021.
Il ouvre en outre une porte au gouvernement qu’il habilite à adapter plus avant ces règles par ordonnance dans les trois prochains mois. Dans un souci d’efficacité, ce projet d’ordonnance sera dispensé de toute consultation obligatoire.
Réunion des AG de coopératives agricoles
En principe, seuls les associés qui assistent physiquement à l’assemblée générale d’une société coopérative agricole sont réputés présents, et donc décomptés pour le calcul du quorum et de la majorité. Les participants par visioconférence ou audioconférence ne peuvent être pris en compte pour déterminer le quorum ou prendre part aux votes qu’à condition que les statuts le prévoient expressément (C. rur., art. L. 524-1-1).
La loi prévoit donc une mesure particulière pour permettre aux coopératives agricoles de gérer leurs assemblées générales malgré les contraintes sanitaires, évitant ainsi que les quorums ou conditions de majorité ne soient pas remplies.
Exceptionnellement, du 24 janvier au 31 juillet 2022 inclus, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée générale ou son délégataire, c’est-à-dire le conseil d’administration, peut décider, compte tenu de la situation sanitaire, que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres de l’assemblée qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification. Il n’est pas nécessaire d’insérer une clause dans les statuts pour prendre cette décision. Corrélativement, aucune clause existante des statuts s’opposant à ce dispositif ne peut être opposée.
Seule condition imposée : les moyens techniques mis en œuvre doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
Remarque : les autres personnes ayant le droit d’assister aux séances de l’assemblée peuvent y assister par les mêmes moyens.
