L’employeur peut être tenu, en application d’une clause du contrat de travail ou d’une disposition de la convention ou de l’accord collectif de travail, de mettre à disposition du salarié un véhicule de fonction. Le point sur les règles à connaître sur le sujet.
Les droits et obligations du salarié et de l’employeur sur la mise à disposition du véhicule de fonction, notamment ceux concernant l’entretien et l’assurance du véhicule, sont en principe fixés par le contrat de travail et/ou le texte conventionnel l’imposant.
Ceux-ci peuvent prévoir une mise à disposition pour un usage strictement professionnel, le salarié n’étant pas alors autorisé à utiliser le véhicule en dehors de son temps de travail, ou pour un usage mixte car couvrant les déplacements privés.
Dans ce dernier cas, cette utilisation privée est considérée au niveau de la paie (c’est-à-dire pour le calcul des cotisations et contributions sociales) comme un avantage en nature. En droit du travail, cet usage mixte restreint les possibilités de retrait du véhicule en cas de suspension du contrat de travail ou durant le préavis de rupture. Qu’un usage privé du véhicule soit autorisé ou non, sa géolocalisation à des fins de contrôle du salarié est encadrée.
A noter : Le Code du travail n’encadre pas, de façon expresse, la mise à disposition d’un véhicule de fonction. Toutefois, les règles générales du droit du travail s’appliquent à cet avantage contractuel ou conventionnel. Il en va notamment du principe d’interdiction des sanctions pécuniaires en application duquel l’employeur ne peut pas supprimer pour un motif disciplinaire cette mise à disposition qui couvrirait un usage privé. L’employeur ne peut pas, pour la même raison, pratiquer une retenue sur le salaire au titre des frais de réparation du véhicule à la suite d’un accident de la route. De même est illégale la retenue sur salaire pratiquée au titre des amendes dont l’employeur s’est acquitté et dues au titre des contraventions commises par le salarié avec le véhicule mis à sa disposition pour son travail.
Évaluation de l’avantage en nature pour la paie
Conditions
Lorsque l’employeur met un véhicule à la disposition permanente d’un salarié, son utilisation privée constitue un avantage en nature. Il faut donc distinguer les trajets effectués à titre professionnel et les déplacements privés, seuls ces derniers constituant un avantage en nature.
Il y a mise à disposition permanente du véhicule chaque fois que les circonstances de fait permettent au salarié d’utiliser à titre privé un véhicule professionnel. Il en est ainsi lorsque le salarié est autorisé à conserver et à utiliser le véhicule en dehors de ses périodes de travail, c’est-à-dire pendant le repos hebdomadaire ou les congés.
Il n’y a pas d’avantage en nature :
– lorsque le salarié est tenu de restituer le véhicule durant le repos hebdomadaire et les congés mais qu’il dispose néanmoins du véhicule pour ses trajets domicile-travail si cette utilisation du véhicule est nécessaire à l’activité professionnelle et si le salarié ne peut pas utiliser les transports en commun soit parce que le trajet domicile-travail n’est pas ou est mal desservi, soit en raison de conditions ou d’horaires particuliers de travail ;
– en cas d’interdiction pour le salarié d’utiliser le véhicule pendant son repos hebdomadaire et ses congés. Cette interdiction doit résulter d’un écrit notifié au salarié ;
– en cas de mise à disposition du véhicule auprès de plusieurs salariés si l’employeur indique dans un document que le véhicule est utilisé pour un usage uniquement professionnel.
Règles d’évaluation
Pour le calcul des cotisations et contributions sociales, l’avantage en nature constitué par l’utilisation privée d’un véhicule est évalué, sur option de l’employeur, sur la base des dépenses réellement engagées ou d’un forfait annuel estimé en pourcentage du coût d’achat du véhicule ou du coût global annuel comprenant la location, l’entretien et l’assurance du véhicule en location ou en location avec option d’achat, TTC.
| Mode de calcul | Véhicule de moins de 5 ans acheté | Véhicule de plus de 5 ans acheté | Véhicule loué | |
| Forfait annuel Si l’employeur ne paie pas les frais de carburant | 9 % du coût d’acquisition TTC du véhicule | 6 % du coût d’acquisition TTC du véhicule | 30 % du coût annuel TTC payé par l’entreprise au titre de la location, de l’assurance et de l’entretien (1) | |
| Si l’employeur paie les frais de carburant | 9 % du coût d’acquisition + montant des frais réels de carburant Ou 12 % du coût d’acquisition | 6 % du coût d’acquisition + montant des frais réels de carburant Ou 9 % du coût d’acquisition | 30 % du coût annuel + frais réels de carburant (1)
Ou 40 % du coût annuel + frais réels de carburant (1) |
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| Dépenses réelles annuelles | [(Amortissement de 20 % du coût d’achat TTC + assurance + entretien) x (kilomètres parcourus à titre privé / kilomètres totaux parcourus)] + frais réels de carburant payés par l’entreprise | [(Amortissement de 10 % du coût d’achat TTC + assurance + entretien) x (kilomètres parcourus à titre privé / kilomètres totaux parcourus)] + frais réels de carburant payés par l’entreprise | [(Coût global annuel de la location + entretien + assurance) x (kilomètres parcourus à titre privé / kilomètres totaux parcourus)] + frais réels de carburant payés par l’entreprise | |
| (1) L’évaluation ne peut pas avoir pour effet de porter le montant de l’avantage en nature à un niveau supérieur à celui qui aurait été évalué si l’employeur avait acheté le véhicule. Le prix de référence du véhicule retenu pour cette évaluation est le prix d’achat TTC du véhicule par le loueur, après prise en compte du rabais consenti le cas échéant, dans la limite de 30 % du prix conseillé, par le constructeur pour la vente du véhicule au jour du début du contrat. | ||||
Attention
Il convient de soustraire du montant forfaitaire ou réel des dépenses la redevance éventuellement versée par le salarié à l’employeur, l’avantage en nature étant constitué par la différence entre ce montant et celui de la redevance.
En outre, des dispositions temporaires d’évaluation de l’avantage en nature sont prévues pour les véhicules électriques.
Restitution ou retrait du véhicule de fonction
L’employeur ne peut pas priver le salarié du véhicule de fonction utilisable à des fins privées durant la période de suspension du contrat de travail, sauf stipulation contraire.
En cas de rupture de contrat de travail, si le le préavis est exécuté, l’employeur doit laisser le véhicule de fonction à disposition du salarié. En cas de dispense d’exécution du préavis, si le véhicule de fonction a été mis à disposition du salarié pour un usage professionnel et privé, celui-ci peut continuer à l’utiliser pour son usage personnel jusqu’à la date à laquelle le contrat de travail prend fin, ou prétendre à ce titre à une indemnisation.
A l’expiration du contrat de travail, le salarié est tenu de restituer le véhicule de fonction à son employeur. A défaut, il peut être condamné à réparer le préjudice subi par l’employeur sans qu’il soit nécessaire d’établir à son encontre de faute lourde.
Géolocalisation du salarié grâce au véhicule de fonction
L’utilisation d’un système de géolocalisation d’un véhicule de fonction pour assurer le contrôle de la durée du travail n’est licite que si ce contrôle ne peut être fait par un autre moyen (rédaction de rapports quotidiens, enquêtes auprès de clients…). Cette utilisation doit, en outre, être soumise aux conditions de droit commun applicables à la mise en place d’un dispositif de contrôle des salariés.
L’utilisation de ce système pour contrôler la vitesse maximale est prohibée.
Le salarié doit avoir la possibilité de désactiver la fonction de géolocalisation des véhicules, en particulier à l’issue de son temps de travail ou pendant ses temps de pause. Le responsable du traitement des données issues du système de géolocalisation conserve, le cas échéant, la possibilité de demander des explications en cas de désactivations trop fréquentes ou trop longues du dispositif.
L’@ctualité en ligne, www .efl.07/10/2021
