Des règles plus souples sont entrées en vigueur rétroactivement au 12 mars 2020.
Le confinement imposé par la crise sanitaire perturbe le fonctionnement des sociétés, et plus généralement des groupements. En raison des restrictions de déplacement et de rassemblements, les réunions ne peuvent plus se tenir alors même que la période d’approbation des comptes approche.
Une Ordonnance du 25 mars 2020 aménage en conséquence les modalités de réunion et de délibération des assemblées et des organes collégiaux des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé. Une autre ordonnance prise le même jour adapte quant à elle les modalités de clôture des comptes.
« Groupement » concernés
L’ordonnance a un champ d’application très étendu, afin d’accorder une souplesse au plus grand nombre d’acteurs économiques possible.
Elle vise en effet l’ensemble des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé (Ord. art., 1er). On y trouve notamment :
– les sociétés civiles et commerciales, y compris les sociétés en participation ;
– les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique ;
– les coopératives ;
– les associations.
Remarque : sont également inclus de ce dispositif les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers, les groupements liés à la mutualité (mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles, sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle), les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale, les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel, les fonds de dotation et les fondations.
Cette liste n’est pas limitative. Elle figure bien dans l’ordonnance mais le rapport au Président de la République qui y est attaché indique clairement que d’autres personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé peuvent en bénéficier.
Organes bénéficiaires
Là encore, l’Ordonnance vise large et n’entre pas dans les détails. Elle fait référence aux « assemblées » et aux « organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction ».
Le but est en effet de garantir la continuité de l’activité de ces groupes, quelle que soit la forme de ces organes et des décisions devant être prises.
Au titre des assemblées, on peut notamment inclure les assemblées générales des actionnaires, associés, membres, sociétaires ou délégués, les assemblées spéciales, ou les assemblées des masses.
La catégorie des organes collégiaux renvoie quant à elle aux instances exécutives telles par exemple, les conseils d’administration, les conseils de surveillances et les directoires.
Période de réunion
L’Ordonnance est rétroactive. Elle s’applique aux assemblées et réunions tenues à compter du 12 mars 2020, date à laquelle les premières mesures sanitaires exceptionnelles ont été prises, et jusqu’au 31 juillet 2020. Le gouvernement pourra proroger cette date limite par décret jusqu’au 30 novembre 2020 au maximum.
Assemblées à huis clos
Une solution de repli est offerte lorsqu’il est impossible de réunir une assemblée. Cette mesure s’impose pour permettre aux assemblées de continuer à fonctionner, et donc de prendre des décisions essentielles pour la continuité économique et financière des groupements.
L’assemblée peut être tenue sans les participants habituels (Ord., art. 4). La présence physique ou virtuelle (visioconférence ou autres moyens de communication dématérialisés) à la séance n’est pas requise.
Cette dérogation concerne non seulement les membres de l’assemblée mais également les autres personnes ayant le droit d’y assister, tels que les commissaires aux comptes et les représentants des instances représentatives du personnel.
L’Ordonnance pose toutefois une condition. L’assemblée initiale doit avoir été convoquée en un lieu affecté par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires. Ce critère s’apprécie à la date de la convocation ou à celle de la réunion.
Remarque : la notion de « date de convocation » doit être interprétée au sens large. Dans les sociétés cotées par exemple, elle peut désigner l’avis de réunion.
Le dispositif ne s’applique pas automatiquement. L’organe compétent pour la convoquer, ou son représentant légal agissant sur délégation de cet organe, doit en prendre la décision.
La régularité des décisions qui seront prises à cette occasion est conditionnée : les membres doivent participer ou voter à l’assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent, en prenant en compte les aménagements apportés par l’ordonnance. Ces modalités dérogatoires peuvent ainsi porter sur l’envoi d’un pouvoir, le vote à distance ou, si l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire le décide, la visioconférence ou les moyens de télécommunication.
En outre, les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister doivent être informés de la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d’y assister.
Remarque : l’avis doit être établi par tout moyen permettant d’assurer l’information effective de ces personnes. Dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions cotées, il peut s’inspirer de l’avis de réunion.
Le rapport attaché à l’ordonnance précise la notion de « droits attachés » à la qualité de membre. Le droit d’assister aux séances et les droits qui en découlent (droit de poser des questions orales, droit de modifier les projets de résolutions en séance dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions) sont bien entendus temporairement suspendus. Le huis clos n’affecte en revanche pas les autres droits des membres, par exemple le droit de voter, le droit de poser des questions écrites et le droit de proposer l’inscription de points ou de projets à l’ordre du jour dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions.
Visioconférence facilitée
En cas de réunion à huis clos, les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’assister à la séance peuvent être réputés présents s’ils participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification.
La décision appartient là encore à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou à son délégataire. Il n’est pas nécessaire que les statuts le prévoient dès lors que l’ordonnance le permet à titre exceptionnel. Par un effet miroir, une clause contraire dans les statuts ne peut faire obstacle à la mise en œuvre de ce dispositif.
L’installation dématérialisée doit a minima permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations et transmettre la voix des participants. Ce n’est que dans ces conditions, garantissant la qualité et l’intégrité du débat, que les membres présents par voie dématérialisée pourront être pris en compte pour le calcul du quorum et de la majorité.
Remarque : dans les sociétés commerciales, notamment les SA, la participation aux assemblées par visioconférence est déjà autorisée par la loi (C. com., art. L. 225-107 et L. 228-61). L’installation technique doit donc répondre aux critères habituels fixés par le code du commerce.
Ainsi constituée l’assemblée peut prendre tout type de décisions, y compris celles relatives aux comptes.
Consultation écrite encouragée
Le recours à la consultation écrite est lui aussi assoupli pour les groupements qui étaient déjà autorisés à le mettre en œuvre, comme par exemple les SARL. Alors que l’insertion d’une clause statutaire en ce sens est en principe requise, cette condition est temporairement suspendue. De même, une clause statutaire interdisant la consultation écrite ne pourrait pas faire obstacle à la mise en œuvre de cette solution. En cette période exceptionnelle, l’ordonnance accorde en effet tout pouvoir à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou à son délégataire. Comme dans le cadre de la visioconférence, l’assemblée pourra prendre toute décision, quel que soit son objet.
Convocation de l’assemblée : cas particulier
L’Ordonnance prend également en compte un cas particulier : celui dans lequel la décision de recourir aux modalités aménagées de réunion ci-dessus décrites (huis clos, visioconférence, consultation écrite) est prise après l’accomplissement de tout ou partie des formalités de convocation de l’assemblée.
Exemple : les sociétés qui auraient envoyé les convocations avant l’entrée en vigueur de l’ordonnance le 12 mars 2020 sont concernées.
Les membres de l’assemblée doivent alors être informés de ces circonstances exceptionnelles trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée. L’information doit être réalisée par tous moyens permettant d’assurer leur information effective.
L’accomplissement de cette formalité complémentaire ne dispense pas des formalités de convocation usuelles restant à accomplir à la date de cette décision. La modification du lieu de l’assemblée ou des modes de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constitue pas une irrégularité de convocation.
L’Ordonnance accorde aux organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction des groupements les mêmes facilités qu’aux assemblées.
Le recours à la visioconférence et aux autres moyens de communication, ainsi qu’à la consultation écrite est étendu dans des conditions identiques :
– moyens techniques garantissant la qualité et l’intégrité des débats,
– non-opposabilité des clauses statutaires contraires ou de l’absence de clause le prévoyant selon les cas.
La consultation écrite est une autre des solutions proposées, que cette possibilité ait ou non déjà été prévue ou interdite par la loi, les dispositions réglementaires ou les statuts. Les conditions techniques permettant d’assurer la collégialité de la délibération doivent bien entendu être réunies.
Vidéoconférence et consultation écrite sont autorisées pour l’ensemble des réunions, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels.
Site EditionsLégislatives 30/03/2020
PR
